Personal Information Protection Policy of the Mitsui Fudosan Realty Group

The Mitsui Fudosan Realty Group has stipulated policies for personal information protection and a framework of initiatives thereto as follows and hereby declares them as the Personal Information Protection Policy of the Mitsui Fudosan Realty Group.

Basic Policy

The Mitsui Fudosan Realty Group recognizes the importance of each client’s personal information and we are fully committed to ensuring the appropriate handling and secure management of personal information and anonymized data (“Personal Information Etc.”) through all of our officers and employees complying with laws, regulations, internal regulations, etc., concerning the protection of personal information. In addition, we strive to further refine and improve the protection of personal information by performing continual reviews.

Handling Personal Information

1. Acquisition, use, and provision of personal information
We acquire the personal information of our clients by using appropriate and impartial means, and we clearly indicate the purpose of use and other necessary matters concerning personal information or notify these on our website or another place. We handle personal information based on appropriate procedures and within the scope of the purpose of use. Further, if personal information is to be provided, disclosed, or otherwise informed to a third party, we do so in accordance with procedures stipulated in laws and regulations.
2. Purpose of use of personal information and retained personal data

The personal information and retained personal data of each client is used for the following purposes:

  • a. sale and lease of real estate; agency, brokerage, and management services thereto; and other incidental services thereto
  • b. insurance intermediary and agency services
  • c. operating and managing parking lots and other incidental services thereto
  • d. car sharing services
  • e. providing information on products and services handled by Mitsui Fudosan Group companies related to the lifestyles, living environments, and leisure activities of clients (Note: Mitsui Fudosan Group means Mitsui Fudosan Co., Ltd., and its subsidiaries and consolidated companies stated in its annual securities report.)
  • f. sales activities conducted via post, e-mail, telephone, etc., related to an above purpose
  • g. market research, customer trend analysis, and survey analysis for products and sales-method development at Mitsui Fudosan Group companies
  • h. providing personal information to third parties within the scope necessary to achieve the purposes stated in a, c., d., e.,and g. above.
3. Provision of personal information to third parties

In addition to cases provided for by laws and regulations, a client’s personal information might be provided to third parties in writing, by post, by telephone, via the internet, by e-mail, via an information system, via an advertising medium, or via another means, within the scope necessary to achieve an above purpose of use. We will, however, discontinue providing a client’s personal information to third parties at the client’s request.

(1) Examples of persons to which personal information is provided

  • a. parties or prospective parties to an agreement for brokering the sale or lease of real estate; other real estate agents; internet advertising businesses, real estate business associations; designated real estate information network organization (registering property; providing notifications of agreement execution; conducting sale and price assessments using that system’s data; etc.)
  • b. business proprietors, participating agency companies, and intermediary companies for the sale of new property
  • c. licensed traders in land and buildings; agency companies, intermediary companies, etc., introduced to the client in the brokerage for sale or lease of real estate
  • d. financial institutions, judicial scriveners, registered land and building investigators, real estate management businesses, remodeling businesses, removal businesses, etc., for services incidental to real estate transactions
  • e. parties or prospective parties to an agreement for monthly parking; other real estate agents; owners, management companies, etc., of parking lots
  • f. Mitsui Fudosan Group companies

(2) Items of personal information to be provided

Items within the scope necessary for the above purposes of use, such as names, addresses, telephone numbers, property information, and information on agreement execution, in individual transactions

4. Shared use of personal information

Each client’s personal information is shared with the Mitsui Fudosan Realty Group.

  • (1) Please refer to the following webpage for Mitsui Fudosan Realty Group companies that share and use personal information of clients:
    https://www.mf-realty.jp/personal-info/group/
    For the content of each Group company’s business and other details, please refer to the relevant company’s website.
  • (2) Purposes of use:
    The same as those stated in item 2. above concerning personal information and retained personal data
  • (3) Items of personal information to be shared for use:
    Items within the scope necessary for the purposes of use above, such as names, addresses, telephone numbers, property information, and information on agreement execution
  • (4) If a client’s personal information is to be shared outside the Mitsui Fudosan Realty Group, we will take special measures necessary to protect it.
  • (5) Manager responsible for shared use:
    Mitsui Fudosan Realty Co., Ltd.
5. Subcontracting the handling of personal information
We might subcontract the handling of personal information of clients to an outside contractor.
In the case of subcontracting, we guarantee a certain level of protection for personal information by selecting a contractor that takes sufficient measures to protect personal information and by conducting the necessary and appropriate supervision of the subcontractor.
6. Contact point for inquiries related to personal information

If you would like to make a request regarding the disclosure of, correction of, discontinuation of use of, or a similar matter concerning personal information or retained personal data or if you have a question, opinion, etc., related to personal information, please contact the following contact point for inquiries or the sales division responsible for clients.

  • (1) Contact point for inquiries:
    Contact in charge of personal information of the Mitsui Fudosan Realty Group (within the division in charge of compliance at Mitsui Fudosan Realty Co., Ltd.)
    Address: P.O. Box 118, Kasumigaseki Building, 3-2-5 Kasumigaseki, Chiyoda-ku, Tokyo 100-6019
    Telephone: 0120-977-231 (Inquiries are accepted 10:00 to 18:00 on all days except Wednesdays, Saturdays, Sundays, the close of the year and the start of the year, the summer season holiday, and some other days. Also, inquiries are not accepted during the lunch break.)
    Webpage for inquiries: https://www.mf-realty.jp/question/index.html
  • (2) How to request disclosure of personal information:
    If you would like to request the disclosure of your own personal information, please complete the necessary items in the designated disclosure-request form and send it or bring it to the above contact point after enclosing the designated accompanying documents. The designated processing fee for disclosing personal information is to be borne by the client.
    Note: Please refer to the following webpage for details of the procedure:
    https://www.mf-realty.jp/personal-info/kaiji/
7. Handling anonymized information
  • (1) If we are to prepare or provide anonymized information, we will provide notification of necessary matters required by laws, regulations, and other standards on our website and elsewhere.
  • (2) We take the safety management countermeasures stipulated in internal regulations pertaining to anonymized information.

Framework for personal information protection

1. Strict and appropriate management of personal information
  • (1) We appropriately and carefully manage each client’s Personal Information Etc., and take the utmost care and necessary and appropriate safety management measures to prevent unauthorized access to Personal Information Etc. and loss, falsification, leakage, etc., of Personal Information Etc.
  • (2) We provide education and training to all officers and employees of each Mitsui Fudosan Realty Group companies in accordance with internal regulations to ensure that they comply with relevant laws, regulations, etc., and understand and share the meaning and necessity of initiatives related to protecting personal information, and we conduct necessary and appropriate supervision of Mitsui Fudosan Realty Group companies.
2. Operational structure for protecting personal information
  • (1) The chief information security management officer appointed by the representative director of Mitsui Fudosan Realty Co., Ltd. serves as the chief officer responsible for protecting personal information of the Mitsui Fudosan Realty Group.
    Mitsui Fudosan Realty Group, chief information protection management officer, compliance officer
  • (2) Personal information is protected in each division under the control of the division manager of Mitsui Fudosan Realty Co., Ltd. who serves as an information security manager. Further, each Group company appoints its own information security officer.
End

三井不動産リアルティグループの個人情報保護指針

2005年4月1日制定
2017年5月30日改正

私ども三井不動産リアルティグループは、個人情報保護の方針およびその取組みの態勢を以下のとおり定め、これを「三井不動産リアルティグループの個人情報保護指針」として、宣言いたします。

基本方針

私ども三井不動産リアルティグループは、お客様の個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法令および社内規程等を、すべての役員・従業者が遵守することにより、個人情報および匿名加工情報(以下、個人情報等)の適正な取扱いと、安全かつ確実な管理・運営に万全を尽くしております。また、継続的に見直しを実施して、個人情報保護の一層の改善・向上に努めております。

個人情報の取扱いについて

1. 個人情報の取得、利用、提供
お客様の個人情報の取得は、適法かつ公正な手段によってこれを行い、個人情報の利用目的等の必要事項について取得時に明示するか、当社ウェブサイト等にて告知します。適正な手続きのもと利用目的の範囲で個人情報のお取扱いをいたします。また、個人情報を第三者に提供・開示等する場合は、法令の定める手続きに則って行います。
2. 個人情報、および保有個人データを利用する目的

お客様の個人情報、および保有個人データは、以下の目的に利用いたします。

  • a. 不動産の売買・賃貸、それらの代理・仲介、管理その他付帯する事業
  • b. 保険媒介代理事業
  • c. 駐車場の運営管理、その他付帯する事業
  • d. カーシェアリング事業
  • e. お客様の生活・住環境・レジャーに関連する三井不動産グループ会社の取り扱う商品・サービスの情報提供 ※三井不動産グループとは、三井不動産および同社の有価証券報告書に記載されている同社の子会社および連結対象会社を指します。
  • f. 上記の目的に関して、郵便物・電子メール・電話等による営業活動
  • g. 三井不動産グループ会社の各事業における、市場調査、顧客動向分析または商品・営業手法開発等の調査分析
  • h. 記a.c. d.e.g.の目的の達成に必要な範囲での、個人情報の第三者への提供
3. 個人情報の第三者提供

お客様の個人情報は、法令の規定に基づく場合のほか、上記利用目的の達成に必要な範囲で、書面・郵便物・電話・インターネット・電子メール・情報システム・広告媒体等で第三者に提供されることがあります。なお、ご本人からの申し出により、相手先への提供は停止いたします。

(1) 個人情報を提供する相手先(例示)

  • a. 不動産売買・賃貸の仲介における契約相手方となる者、その見込者、他の宅地建物取引業者、 インターネット広告掲載業者・不動産事業者団体、および指定流通機構(物件登録、成約通知および同機構のデータを利用しての営業、価格査定等の実施)
  • b. 新規物件の販売における事業主・共同代理会社・媒介会社
  • c. 不動産売買・賃貸の仲介におけるお客様を紹介した宅建業者・代理会社・媒介会社等
  • d. 不動産取引の付帯業務における金融機関、司法書士、土地家屋調査士、不動産管理業者、リフォーム業者、引越し業者等
  • e. 月極駐車場の契約相手方となる者、その見込者、他の宅地建物取引業者、駐車場の所有者、管理会社等
  • f. 三井不動産グループ会社

(2) 提供される個人情報の項目

個別取引における、お名前、ご住所、電話番号、物件情報、成約情報等、上記の利用目的に必要な範囲の項目

4. 個人情報の共同利用

お客様の個人情報を、三井不動産リアルティグループで共同して利用いたします。

  • (1) 共同利用する三井不動産リアルティグループ会社(以下のホームページをご覧ください。)
    https://www.mf-realty.jp/personal-info/group/
    グループ各社の事業内容その他詳細は各社ホームページ等をご覧ください。
  • (2) 利用目的 上記2記載の個人情報、および保有個人データを利用する目的と同様
  • (3) 共同利用する個人情報の項目
    お名前、ご住所、電話番号、物件情報、成約情報等、上記の利用目的に必要な範囲の項目
  • (4) お客様の個人情報を三井不動産リアルティグループ外と共同利用するときは別途必要な処置を講じます。
  • (5) 共同利用の管理責任者 三井不動産リアルティ株式会社
5. 個人情報取扱いの委託
お客様の個人情報について、その取扱いを外部に委託する場合があります。
その場合には、個人情報の保護に十分な措置を講じている者を選定し、委託先に対して必要かつ適切な監督を行い、個人情報の保護の水準を担保いたしております。
6. 個人情報に関するお問い合せ窓口

お客様の個人情報、および保有個人データについて、その内容の開示・訂正・利用の停止等のご請求、その他個人情報に関するご質問、ご意見等のお申し出については、以下のお問い合せ窓口またはお客様の担当営業部署にご連絡ください。

  • (1) お問い合せ窓口
    三井不動産リアルティグループ個人情報担当窓口 (三井不動産リアルティ(株)コンプライアンス担当部門内)
    住所 〒100-6019 東京都千代田区霞が関3-2-5 霞が関ビルディング(霞が関ビル内郵便局私書箱118 号)
    電話 0120-977-231 (受付時間 水・土・日曜日、年末年始、夏季休業日等を除く 10:00~18:00。ただし昼休みを除く)
    お問い合せホームページ https://www.mf-realty.jp/question/index.html
  • (2) 個人情報の開示請求等の方法
    お客様ご自身の個人情報の開示を求められる場合は、所定の開示請求用紙に必要事項をご記入いただき、所定の添付書類を同封の上、上記窓口へ郵送または持参してください。なお、個人情報の開示にあたっては所定の手数料をご負担いただきます。
    ※手続の詳細はホームページをご参照ください。https://www.mf-realty.jp/personal-info/kaiji/
7. 匿名加工情報の取り扱い
  • (1) 当社は匿名加工情報を作成または提供する場合、法令およびその他の規範で要求される必要事項をウェブサイト等にて告知します。
  • (2) 当社は匿名加工情報について、社内規則に定める安全管理対策を行います。

個人情報保護についての態勢

1. 個人情報の厳重かつ適正な管理
  • (1) お客様の個人情報等は適正かつ慎重に管理し、個人情報等への不正アクセス、紛失、改ざん、漏洩等を防止するため、最大の注意と必要かつ適切な安全管理措置を講じております。
  • (2) 三井不動産リアルティグループ各社のすべての役員・従業者に対して、社内規程に基づき、関係法令等 の遵守ならび に個人情報保護に関する取組みの意味と必要性を理解、共有するための教育・研修を実施し、必要かつ適切な監督を行っております。
2. 個人情報保護の運営体制
  • (1) 三井不動産リアルティ(株)の代表取締役が選任した「最高情報セキュリティ管理責任者」を三井不動産リアルティグループの個人情報の保護に関する統括責任者としております。
    三井不動産リアルティグループ 最高情報セキュリティ管理責任者 コンプライアンス担当役員
  • (2) 三井不動産リアルティ(株)各事業部門長を「情報セキュリティ責任者」として、各事業における個人情報の保護を実践しております。また、グループ会社においても各社の「情報セキュリティ責任者」を選任しております。

以上